Adeguarsi al Regolamento UE 2027: come digitalizzare le work instructions e la documentazione tecnica

Il Regolamento Macchine (UE) 2023/1230 entrerà pienamente in vigore a gennaio 2027, ma aspettare l’ultimo momento non è un’opzione percorribile. Le aziende che iniziano oggi a digitalizzare la propria documentazione tecnica e a strutturare le work instructions secondo i nuovi standard europei si troveranno con un vantaggio competitivo concreto: processi più snelli, meno fermi macchina e una gestione della conoscenza interna più efficiente.Non si tratta solo di conformità normativa, ma di un cambio di paradigma: chi saprà integrare in anticipo rispetto agli obblighi i sistemi digitali e governance documentale intelligente potrà trasformare un obbligo in una leva strategica per l’innovazione industriale.

Obblighi in arrivo, quick wins, governance documentale: tutto quello che c’è da sapere

Dal 20 gennaio 2027 il nuovo Regolamento (UE) 2023/1230 sui macchinari diventerà pienamente applicabile. Per i produttori di macchine e impianti, questa data segnerà un punto di svolta nella gestione della documentazione tecnica e delle work instructions, ovvero le istruzioni operative che accompagnano l’uso, la manutenzione e la sicurezza dei macchinari.

Ma non si tratta solo di un obbligo normativo. È anche un’occasione per ripensare la governance documentale, migliorare l’efficienza e portare nuove logiche di collaborazione digitale nelle aziende produttrici, nel post-vendita e nei reparti di progettazione.

Cosa prevede il Regolamento Macchine 2027

Il nuovo Regolamento sostituirà la Direttiva 2006/42/CE e introdurrà alcune novità chiave:

• Digitalizzazione della documentazione: i manuali e le istruzioni potranno essere forniti anche in formato digitale, ma dovranno restare accessibili, aggiornati e tracciabili.
• Work instructions obbligatorie e sicure: per ogni macchina dovranno essere presenti istruzioni operative precise, contestuali e comprensibili per l’uso e la manutenzione.
• Aggiornamento continuo: i documenti dovranno poter essere aggiornati automaticamente in base alle modifiche del prodotto o del software macchina.
• Tracciabilità delle revisioni e controllo di versione per garantire che l’operatore utilizzi sempre le informazioni corrette.

Cos’è una work instruction e come si scrive per un impianto industriale

La work instruction (o istruzione operativa) è un documento che spiega come eseguire in sicurezza e con precisione un’attività specifica legata al funzionamento o alla manutenzione di una macchina.
A differenza del manuale d’uso, che fornisce una panoramica generale, la work instruction è puntuale, visiva e orientata all’azione: descrive “chi fa cosa”, con quali strumenti e in quali condizioni operative.

Una buona work instruction industriale deve:

1. essere strutturata per step operativi, con testi chiari e terminologia coerente con la formazione del personale
2. includere immagini, icone o video che semplifichino la comprensione
3. indicare responsabilità, strumenti richiesti, tempi e controlli di sicurezza
   
4. restare sempre aggiornata e facilmente fruibile dai dispositivi usati in reparto.

Con Orquestra After Sales Smart Hub le work instructions diventano parte integrante del sistema: l’operatore può visualizzarle direttamente sulla dashboard macchina, consultare le guide passo-passo e ricevere notifiche automatiche in caso di anomalie.

Grazie alla funzionalità Ticket Fast Answer, integrata con SofIA, la nostra assistente virtuale AI, il sistema riconosce il tipo di problema e propone immediatamente la procedura corretta per risolverlo in sicurezza.

Il risultato è una documentazione viva, interattiva e intelligente, sempre aggiornata e conforme alle normative europee, che trasforma la gestione delle istruzioni operative in un vero vantaggio competitivo per l’azienda.

Cosa è necessario aggiornare nella documentazione tecnica per essere conformi al Regolamento Macchine UE 2027

Per adeguarsi al Regolamento (UE) 2023/1230, le aziende produttrici devono rivedere la struttura e la gestione della documentazione tecnica, assicurandosi che ogni informazione sia digitale, tracciabile e sempre aggiornata.
In particolare, il regolamento richiede di:

• digitalizzare i manuali di istruzioni e la documentazione di conformità, garantendo accesso controllato e sicuro anche in formato elettronico;
• integrare nei dossier tecnici le informazioni relative a rischi, manutenzione, software e componenti connessi;
• aggiornare automaticamente i documenti in caso di modifiche alla macchina, al firmware o agli accessori installati;
• assicurare la tracciabilità delle versioni e la conservazione dei documenti per l’intero ciclo di vita del macchinario.

Sistemi come Orquestra After Sales Smart Hub consentono di centralizzare queste informazioni, collegandole in modo dinamico a ogni matricola macchina: ciò significa che, quando una macchina evolve, anche la documentazione “segue” automaticamente l’aggiornamento, mantenendo la piena conformità normativa.

Quick wins: cosa fare subito per non trovarsi impreparati

Molte aziende stanno già affrontando il tema, spesso partendo da un punto critico: la dispersione delle informazioni tra reparti, file locali e fogli Excel.
Ecco tre passi pratici per iniziare subito.

1. Mappare la documentazione esistente

Prima di tutto serve sapere quali documenti esistono, dove sono archiviati e chi li aggiorna. Una mappatura iniziale permette di identificare i “buchi neri” documentali e definire le priorità di aggiornamento.

2. Centralizzare i contenuti tecnici

Strumenti come Lyra Docs (integrato in Lyra CRM, Offer & Service Management) consentono di creare un unico archivio documentale centralizzato e consultabile da tutti i reparti: vendite, post-vendita, service e tecnico.
Con Lyra, ogni manuale, ticket o rapporto di intervento diventa una parte viva della knowledge base aziendale, accessibile anche da remoto o offline.

3. Collegare le informazioni alla macchina

Il passo successivo è l’integrazione tra documentazione e macchinari.
Con Orquestra After Sales Smart Hub, abbiamo già introdotto una funzionalità nativa di Documentazione & Work Instructions, che:

• mostra le istruzioni direttamente nella dashboard dell’impianto;
• guida l’operatore step-by-step nella risoluzione dei problemi;
• mantiene le informazioni coerenti con la versione della macchina;
• garantisce la conformità alla normativa 2027.

In questo modo, le work instructions diventano parte integrante del processo produttivo, non un documento statico da consultare “a parte”.

Governance documentale: un investimento che si ripaga

Implementare una governance documentale solida, fin da subito in vista di gennaio 2027 solida significa:

• ridurre tempi di fermo macchina grazie a istruzioni aggiornate e sempre disponibili;
• migliorare la sicurezza e la qualità operativa;
• rendere le informazioni tracciabili e uniformi in tutti i reparti;
• semplificare audit e controlli di conformità.

L’alleato intelligente: SofIA

A chiudere il cerchio SofIA, l’assistente virtuale AI-based che analizza la documentazione tecnica e risponde in linguaggio naturale.
Grazie a Ticket Fast Answer e alle Work Instructions integrate, SofIA può:

• individuare la procedura corretta per risolvere un problema tecnico;
• supportare l’operatore in tempo reale;
• garantire coerenza tra le istruzioni e i dati macchina.

SofIA è il ponte che collega IA, documentazione e produttività, trasformando un obbligo normativo in un vantaggio competitivo.

Fatti trovare pronto per gennaio 2027

Il conto alla rovescia verso l’entrata in vigore del Regolamento Macchine 2027 è già iniziato. Le aziende che si muoveranno per tempo potranno affrontare l’obbligo delle work instructions digitali non come un adempimento, ma come un’occasione per aumentare efficienza, sicurezza e valore dei propri processi.

Con Orquestra, Softeam accompagna la tua azienda produttrice in questo percorso: un’unica piattaforma per raccogliere dati, documentare, aggiornare e guidare gli operatori passo-passo, garantendo conformità e continuità produttiva.

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