Grazie di tutto Excel, ma per le offerte complesse serve un Configure Price Quote (CPQ)

Per molti produttori di macchine e impianti, Excel è stato (ed è ancora) lo strumento principale per gestire listini, configurazioni e offerte. Funziona… finché la complessità resta bassa.

Quando i prodotti diventano configurabili, le variabili aumentano e il numero di offerte cresce, il foglio di calcolo smette di essere un alleato e diventa un limite operativo. Diciamocelo: diventa un incubo pieno di numeri, formule, refusi.

Il confronto che vogliamo raccontarti in questo articolo, quindi, non è tra uno strumento “semplice” e uno “complesso”, ma tra un approccio artigianale all’offertazione (Excel) e un approccio strutturato, scalabile e affidabile (CPQ), pensato per sostenere la crescita delle vendite B2B.

Quando Excel smette di funzionare 

Excel può essere sufficiente in contesti con:

• pochi prodotti standard: quando il catalogo è ridotto e le varianti sono minime, Excel permette di gestire listini e offerte senza particolari criticità. La configurazione resta semplice e non richiede controlli complessi o regole articolate.
• regole commerciali semplici: se sconti, prezzi e condizioni commerciali non variano in base a cliente, mercato o configurazione, Excel può essere sufficiente. Le formule restano stabili e il rischio di errore è contenuto.
• un numero limitato di offerte: con un basso volume di offerte, il tempo speso per creare, verificare e aggiornare i file rimane sostenibile. Il processo non diventa un collo di bottiglia per la forza vendita.
• una sola persona che lavora sui file: quando un unico referente gestisce listini e offerte, il rischio di versioni non allineate è ridotto. La conoscenza resta centralizzata e il controllo operativo è più semplice (tra l’altro, ognuno nel proprio disordine riconosce tutto, ci hai mai fatto caso?).

• i prodotti sono configurabili o altamente personalizzabili: quando il prodotto è composto da molte varianti, opzioni e vincoli di compatibilità, Excel non è in grado di guidare il commerciale nelle scelte corrette. La configurazione diventa manuale, fragile e fortemente esposta agli errori.
• aumentano le regole tecniche e commerciali: all’aumentare delle regole da applicare a prezzi, sconti, optional e condizioni contrattuali, mantenere Excel aggiornato diventa complesso e rischioso. Anche una piccola modifica può generare incoerenze difficili da individuare.
• cresce il volume di offerte da gestire: con molte offerte in parallelo, Excel rende difficile il controllo dello stato delle trattative e il recupero delle versioni corrette. Il rischio è perdere tempo tra file duplicati, revisioni non tracciate e informazioni incomplete.
• più persone lavorano sugli stessi file (sales, back office, sales engineering): la collaborazione su file Excel condivisi porta spesso a versioni non allineate e sovrascritture accidentali, a perdita di dati importanti. La conoscenza si frammenta e il processo di offertazione perde fluidità ed efficienza.
• è necessario gestire listini multilingua e multivaluta: la gestione di più lingue e valute su Excel richiede duplicazioni di file e controlli manuali continui. Questo aumenta il rischio di errori e rallenta la creazione di offerte per clienti esteri.

In questi casi, l’offertazione diventa lenta, fragile e soggetta a errori.

Il CPQ come leva per le offerte complesse 

Un configuratore di prodotto nasce con un obiettivo preciso: supportare il processo di offertazione, non complicarlo.

A differenza di Excel, il CPQ introduce un approccio strutturato che consente di:

• Guidare il commerciale nella selezione di componenti obbligatori, alternativi, esclusivi e opzionali: il configuratore accompagna il commerciale passo dopo passo nella composizione del prodotto, proponendo solo le opzioni compatibili. In questo modo la configurazione rispetta le regole tecniche senza richiedere competenze specialistiche.
• Applicare automaticamente vincoli di compatibilità e regole aziendali: le regole di prodotto e di prezzo sono codificate nel sistema e applicate in modo automatico. Questo garantisce coerenza tra le offerte e riduce la necessità di verifiche manuali da parte del back office o dell’engineering.
• Ridurre drasticamente il rischio di errori: l’eliminazione delle operazioni manuali e dei controlli postumi consente di abbattere gli errori di configurazione e pricing. L’offerta generata è corretta fin dall’inizio.
• Velocizzare la creazione dell’offerta: il commerciale può configurare il prodotto e generare l’offerta in tempi molto più brevi, anche durante l’incontro con il cliente. Questo accelera il ciclo di vendita e migliora la reattività commerciale.
• Standardizzare il processo commerciale, mantenendo la possibilità di gestire configurazioni speciali: il configuratore definisce un metodo comune per tutti, senza impedire la gestione di casi particolari. Le configurazioni speciali restano tracciate e strutturate, evitando soluzioni estemporanee e non replicabili.

Il commerciale non deve “ricordare” le regole: il sistema le applica per lui.

Dalla configurazione all’offerta: un processo fluido

Un configuratore commerciale integrato consente di gestire l’offertazione in modo rapido e coerente, seguendo pochi passaggi chiave:

1. Il commerciale inserisce le specifiche del prodotto direttamente durante il confronto con il cliente
   
2. Il sistema valida la configurazione, segnala eventuali vincoli e suggerisce alternative
   
   
3. Il modello configurato genera automaticamente l’offerta, con prezzi, descrizioni e documenti coerenti.
   

Ogni modifica viene tracciata, archiviata e resa confrontabile, evitando dispersioni di informazioni e perdite di tempo.ù

Continuità del dato: oltre l’offerta, dentro al processo

Uno dei vantaggi più rilevanti del configuratore rispetto a Excel è la continuità del dato.
Le informazioni non si fermano all’offerta, ma alimentano i processi successivi: ordine - produzione - post-vendita.
Questo significa:

• Dati strutturati che non si perdono dopo la vendita: le informazioni raccolte in fase di offerta restano disponibili e utilizzabili anche nelle fasi successive. Il dato diventa patrimonio aziendale e non si disperde tra file, email o documenti scollegati.
• Maggiore allineamento tra vendite, engineering e produzione: tutti i reparti lavorano sugli stessi dati, aggiornati e coerenti. Questo riduce incomprensioni, passaggi informali e interventi correttivi non pianificati.
• Meno rilavorazioni e meno errori a valle: una configurazione corretta fin dall’offerta limita modifiche, correzioni e rilavorazioni nelle fasi operative. Il risultato è un processo più fluido e prevedibile.
• Migliore controllo del time to market: riducendo errori e tempi morti, l’azienda accelera l’intero ciclo che va dall’offerta alla consegna. Questo consente di rispondere più rapidamente al mercato e migliorare la competitività.

Lyra CRM e CPQ integrato: supporto concreto alla forza vendita 

Lyra CRM è pensato per produttori di macchine e impianti che gestiscono offerte complesse e prodotti a distinta articolata. Con il CPQ integrato è possibile:

• gestire l’intero processo di offertazione in un unico ambiente
  
• supportare la forza vendita con configurazioni guidate e coerenti
  
• tracciare tutte le revisioni dell’offerta
  
• gestire listini multilingua e multivaluta
  
• mantenere una base dati condivisa tra area commerciale e engineering

Il risultato è un processo di vendita più veloce, affidabile e scalabile, capace di sostenere la crescita senza aumentare la complessità operativa.

Excel o CPQ: una scelta di approccio

Excel resta uno strumento utile in contesti semplici ma, diciamocelo, è ora di evolversi.
Quando l’offertazione diventa un asset strategico, continuare a lavorare in modo artigianale espone l’azienda a rischi operativi e rallenta la crescita.

Adottare un CPQ significa scegliere un approccio strutturato all’offertazione B2B: meno errori, più velocità, maggiore affidabilità e una base solida per il futuro.

Quando l’offertazione diventa un processo strategico, anche gli strumenti devono evolvere.

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