Ottimizza le richieste ricambi con Orquestra: la soluzione Softeam per il post-vendita digitale

Mario, responsabile manutenzione di un’azienda meccanica, si trova spesso ad affrontare situazioni critiche: una macchina ferma in produzione e l’urgenza di individuare il ricambio giusto per ripararla rapidamente sono il suo pane quotidiano. Tra cataloghi cartacei, file sparsi e sistemi poco integrati, trovare il pezzo necessario diventa un percorso ad ostacoli che allunga i tempi di intervento, causa disagi in reparto e genera costi significativi. Se riconosci Mario, se questa situazione non ti è nuova e vuoi finalmente che la tua azienda la risolva, continua a leggere.

In questo articolo scopriremo come il Portale Ricambi, uno dei servizi della nostra soluzione Orquestra After Sales Smart Hub, trasformi questa esperienza, offrendo a Mario e a tutte le aziende come la sua una soluzione digitale che rende la selezione e la richiesta dei ricambi semplice, veloce e affidabile.

Gestione ricambi: le difficoltà più comuni

Nelle aziende meccaniche e manifatturiere, la corretta identificazione e richiesta dei ricambi è spesso complessa. I responsabili manutenzione si trovano ad affrontare problemi come difficoltà nel riconoscere il pezzo corretto, errori nelle richieste e rallentamenti dovuti a strumenti non integrati o procedure manuali. Tutto ciò porta a inevitabili fermi macchina e a un aggravio di lavoro per l’ufficio tecnico.

L’impatto economico e operativo dei fermi macchina

I fermi macchina rappresentano una delle principali cause di perdita economica per le aziende del settore. Ogni minuto di inattività si traduce in mancata produzione, ritardi nelle consegne e clienti insoddisfatti. Se non è semplice individuare subito il ricambio giusto e inoltrare la richiesta in modo corretto, anche il servizio post-vendita rischia di essere lento e poco efficace, con impatti negativi sulla customer experience e la competitività aziendale.

Perché digitalizzare la gestione delle richieste ricambi

L’adozione di soluzioni digitali per la gestione delle richieste ricambi è oggi fondamentale. Non solo si riducono gli errori umani e si accelera il processo di assistenza, ma si offre anche ai clienti e ai tecnici uno strumento moderno, automatico e facilmente accessibile. Il supporto di interfacce chiare e una procedura guidata rendono autonomi i reparti post-vendita e alleggeriscono il carico di lavoro dell’ufficio tecnico.

Orquestra After Sales Smart Hub: il futuro del post-vendita passa dal Portale Ricambi

Softeam presenta Orquestra After Sales Smart Hub, una soluzione per il post-vendita che include, tra i suoi servizi, un portale ricambi all’avanguardia che semplifica e rende digitale il processo di richiesta e ordinazione dei ricambi.
Grazie al portale ricambi in Orquestra puoi: 

• Visualizzare i macchinari tramite disegni tecnici interattivi, con PIN digitali che aiutano a riconoscere immediatamente i componenti;
• Selezionare facilmente il componente da sostituire grazie all’interfaccia visuale e intuitiva;
• Accedere in autonomia a tutte le informazioni tecniche e inoltrare con pochi click la richiesta d’offerta/ordine del ricambio.

L’integrazione con Lyra automatizza le offerte, velocizzando i tempi di risposta e riducendo gli errori di comunicazione. Per maggiori informazioni a riguardo, clicca qui!

I benefici reali delle aziende che usano il Portale Ricambi in Orquestra

Chi ha adottato Orquestra After Sales Smart Hub sottolinea la drastica riduzione degli errori di selezione, la rapidità nell’inoltro delle richieste, l’autonomia operativa per clienti e manutentori e un’esperienza d’uso moderna e soddisfacente. L’ufficio tecnico è finalmente alleggerito dalle richieste ripetitive, liberando risorse per attività a più alto valore aggiunto. Il cliente percepisce tempestività, chiarezza e completezza del servizio post-vendita.

Difficoltà e complessità nella creazione di un portale ricambi. Con Orquestra è tutto incluso in un unico ecosistema. 

Esternalizzare la realizzazione di un portale ricambi può risultare complesso, costoso e pieno di variabili inattese. In più, molte aziende temono di non poter gestire autonomamente aggiornamenti e personalizzazioni del loro portale, rischiando di dipendere da terzi e accumulare extra costi non previsti.

Orquestra risolve queste criticità offrendo un ecosistema digitale “chiavi in mano”, in cui il Portale Ricambi è perfettamente integrato, senza sorprese né costi extra. Grazie a un editor dedicato, le aziende possono trasformare in pochi passaggi un disegno CAD fornito dall’ufficio tecnico in una pagina web navigabile, modificabile in autonomia. Questo permette di aggiornare o gestire facilmente le opzioni relative ai ricambi, con una struttura pensata per garantire massima semplicità, controllo e trasparenza. 

Configurazione facile e automazione con AI

L’azienda configura il suo Portale Ricambi partendo dai PDF generati dal proprio CAD. Grazie all'intelligenza artificiale, Orquestra converte i PDF in pagine web interattive consultabili da chiunque ne abbia bisogno. Questo significa massima autonomia nella creazione di cataloghi, senza intervenire manualmente sui disegni o gravare sull’ufficio tecnico.

La visualizzazione dei componenti è completamente interattiva.

• Ogni elemento evidenziato nel disegno viene trasformato in un componente digitale.
• Lo stato di consumo o di usura può essere monitorato direttamente dal portale.
• Il componente diventa selezionabile e acquistabile tramite una semplice interfaccia “stile e-commerce”.
• La selezione avviene attraverso PIN interattivi e visuali, facilmente riconoscibili, che riducono gli errori e velocizzano la gestione delle richieste, sia per gli utenti interni che per i clienti.

Come funziona il Portale Ricambi Orquestra

Gli utenti accedono facilmente e in autonomia alla rappresentazione “virtuale” della propria linea di produzione. Possono consultare le informazioni tecniche sui ricambi, visualizzare la documentazione e selezionare i pezzi desiderati che vengono aggiunti al carrello con pochi clic. Tutto il flusso d’ordine e offerta è sincronizzato in automatico con il software Lyra, per ottenere una proposta immediata e precisa, senza rischio di errori di comunicazione. Il portale ricambi porta benefici reali alle aziende che lo utilizzano:

• Facilità di accesso per utenti non tecnici e clienti
• Autonomia operativa e aggiornamenti rapidi
• Riduzione degli errori grazie alla selezione visiva e al supporto digitale
• Miglior esperienza cliente, con meno carico sull’ufficio tecnico e risposte più rapide

Un unico ambiente integrato per la gestione digitale di ordini, documentazione e assistenza post-vendita.

Richiedi la demo del Portale Ricambi 

Se vuoi che anche nella tua azienda la gestione dei ricambi diventi semplice, autonoma e senza errori, scopri come il Portale Ricambi in Orquestra After Sales Smart Hub può fare la differenza. Richiedi una demo personalizzata: il team Softeam ti mostrerà come ottimizzare davvero il post-vendita e migliorare la soddisfazione dei tuoi clienti.

Guarda il webinar dedicato ad Orquestra After Sales Smart Hub, clicca qui.