Gestione ricambi nel post-vendita industriale: il Portale Ricambi di Orquestra After Sales Smart Hub

Ottimizzare la gestione dei ricambi significa oggi offrire ai clienti finali un accesso semplice, immediato e senza errori alle informazioni e ai servizi post-vendita.Il Portale Ricambi è uno dei servizi chiave di Orquestra After Sales Smart Hub, la soluzione software che abbiamo sviluppato in Softeam per supportare i produttori di macchine e impianti nella digitalizzazione dei servizi post-vendita.

Non si tratta di un semplice catalogo online, ma di uno strumento progettato per rendere le richieste di ricambi più rapide, tracciabili e coerenti con i processi aziendali, offrendo ai clienti finali un’esperienza intuitiva, simile a quella di un e-commerce, mapensata per rispondere alle esigenze operative degli OEM e dei loro clienti.

All’interno di Orquestra After Sales Smart Hub, il Portale Ricambi è pensato per integrarsi in modo nativo con le attività di assistenza, documentazione e gestione del parco installato.
Il suo obiettivo è chiaro: semplificare l’interazione tra produttore e cliente finale nella gestione dei ricambi, riducendo le attività manuali e aumentando l’autonomia del cliente.

Grazie a una rappresentazione strutturata delle macchine e dei loro componenti, il cliente può individuare rapidamente i ricambi necessari, monitorarne lo stato e inoltrare una richiesta in pochi passaggi, senza ambiguità o passaggi ridondanti.

Dalla documentazione tecnica a un’interfaccia digitale guidata

Uno degli elementi distintivi del Portale Ricambi è la possibilità di trasformare la documentazione tecnica in un’interfaccia digitale guidata e navigabile.
Attraverso l’utilizzo dell’intelligenza artificiale, i file generati dal CAD vengono convertiti in pagine web interattive, in cui ogni componente non è più un semplice riferimento statico, ma diventa un elemento strutturato, interrogabile e contestualizzato all’interno della macchina. Questo consente di:

• Identificare con precisione i singoli ricambi: ogni componente è associato in modo univoco alla struttura dell’impianto e alla relativa documentazione tecnica. Questo elimina ambiguità nella codifica,riduce il rischio di richieste incomplete o non corrette e permette al cliente di individuare immediatamente il ricambio corretto, senza passaggi intermedi.
• Monitorare lo stato di usura o consumo: Il portale rende disponibili informazioni aggiornate sullo stato dei ricambi, supportando un approccio di manutenzione preventiva. Il cliente può così intervenire prima che si verifichino guasti o fermi macchina imprevisti, pianificando le attività in modo più consapevole ed efficiente.
• Selezionare i componenti corretti senza interpretazioni soggettive: la selezione dei ricambi avviene su dati strutturati e visualizzazioni guidate, non su descrizioni testuali da interpretare. Questo riduce errori dovuti a incomprensioni tecniche o differenze di linguaggio. Il processo diventa standardizzato, ripetibile e affidabile per tutti gli attori coinvolti.
  

Il risultato è una riduzione significativa degli errori nelle richieste dei ricambi e una maggiore coerenza tra ciò che il cliente ordina e ciò che il produttore riceve, con benefici concreti in termini di efficienza operativa, qualità del servizio e customer experience.

Un’esperienza digitale guidata per la gestione dei ricambi

L’esperienza utente all’interno del Portale Ricambi richiama volutamente quella di un e-commerce, ma è progettata per adattarsi alla complessità tipica delle macchine e degli impianti industriali.

Il flusso di navigazione è pensato per accompagnare il cliente finale del costruttore nella selezione dei ricambi corretti, mantenendo un alto livello di precisione tecnica e controllo.
Il cliente può selezionare i ricambi, indicarne le quantità e inserirli in un carrello digitale, seguendo un percorso semplice, visuale e guidato.

Questa impostazione porta benefici concreti sia per il cliente finale sia per il costruttore:

• Maggiore autonomia per il cliente finale: il cliente individua i ricambi partendo dalla visualizzazione dell’impianto, della linea o della singola macchina, navigando tra viste 2D e 3D ed esplosi interattivi. Non è necessario interpretare codici o manuali complessi: il ricambio corretto viene identificato direttamente nel suo contesto operativo, riducendo errori e tempi di selezione.
• Meno scambi manuali via email o telefono: le richieste non passano più da email frammentate o telefonate ripetute per chiarimenti. Tutte le informazioni vengono raccolte in modo strutturato all’interno del portale,. migliorando la qualità della comunicazione e riducendo incomprensioni tra cliente finale e costruttore.
• Processi di richiesta più rapidi e standardizzati: il flusso di selezione e invio dei ricambi segue un percorso guidato e standard per tutti i clienti. Questo permette al costruttore di gestire le richieste in modo uniforme, riducendo eccezioni e tempi di lavorazione
• Richieste di ricambi più complete e immediatamente utilizzabili: ogni ordine o richiesta arriva al costruttore già contestualizzato sulla macchina specifica, con componenti corretti, quantità chiare e riferimenti tecnici coerenti. Questo semplifica le attività di verifica, accelera la gestione interna e migliora l’efficienza complessiva del servizio post-vendita.

Il carrello diventa così uno strumento operativo, non solo un passaggio formale, e si inserisce in un processo post-vendita più fluido e controllato.

Integrazione con Lyra: continuità tra richiesta e offerta

Il valore del Portale Ricambi si amplifica grazie all’integrazione nativa con Lyra CRM, Offer & Service Management. Quando il cliente invia una richiesta di ricambi tramite Orquestra, le informazioni vengono trasferite automaticamente a Lyra, dove il processo di offerta può partire senza reinserimenti manuali.

Questo significa:

• tempi di risposta più rapidi
  
• dati strutturati e tracciabili lungo tutto il flusso
  
• riduzione degli errori operativi
  
• maggiore efficienza per il team post-vendita
  

La richiesta del cliente non rimane un evento isolato, ma diventa parte di un processo continuo e integrato, dal portale fino alla proposta commerciale.

Un post-vendita più digitale, efficiente e orientato al cliente

Il Portale Ricambi non è una funzionalità accessoria, ma una componente strategica di Orquestra After Sales Smart Hub.
Contribuisce a trasformare il post-vendita in un servizio più digitale, scalabile e centrato sull’esperienza del cliente, mantenendo al tempo stesso il controllo e la coerenza dei processi interni.

Per i produttori di macchine e impianti, questo si traduce in processi più veloci, in meno attività manuali e anche la qualità dei dati migliora notevolmente. Infine, il post-vendita viene percepito come più moderno e affidibile.

Stai cercando un modo per ridurre gli errori nelle richieste di ricambi e velocizzare il post-vendita?

Il Portale Ricambi di Orquestra è pensato per l’utilizzo dei clienti finali, consentendo ai produttori di macchine e impianti di offrire un servizio post-vendita digitale e integrato.

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