DG Service: il service è tutto digitale grazie a Lyra integrato con Helios e MODULA

DG Service ha conosciuto Softeam nel 2016 e ha gettato le basi di un primo flusso digitale con l’adozione della piattaforma gestionale Helios con l’obiettivo di gestire la maggior parte delle divisioni aziendali. La flessibilità del sistema ha permesso poi di interfacciarsi direttamente con il nuovo magazzino verticale per gestire in automatico giacenze e prelievi a gestionale ed associarli alle diverse risorse aziendali. Con Lyra (nel 2021) è stato completato il flusso, andando a coprire tutta l’area di intervento e pianificazione delle attività di post-vendita, digitalizzando i rapportini di intervento, check list per il cliente e i contratti di manutenzione e andando a creare il concetto di magazzino ‘viaggiante’ grazie all’integrazione degli altri applicativi e, infine, un’analisi puntuale di tutte le attività per prendere decisioni di business più puntuali.

Le esigenze di DG Service

Le esigenze che hanno portato ad adottare un software come Lyra erano molteplici. Aumentando nel tempo, e tutt’ora, il numero dei tecnici sul campo, la prima esigenza era quella di avere un calendario degli interventi più strutturato, in funzione soprattutto dell’aumento del personale dedicato e una mole di dati via via maggiore. In seconda battuta, l’azienda aveva la necessità di lavorare sui RIT digitali da far controfirmare al cliente e una lista delle azioni realizzate. In ultimo, l’azienda doveva aggiornare tutto il workflow relativo ai contratti di manutenzione - che veniva gestito attraverso fogli di lavoro con tutte le specifiche relative - e analisi puntuali dei dati per avere una visione ampia e precisa di tutte le attività.

Il progetto in 8 passi: il service migliora con Lyra diventando digitale

8 semplici passi per DG Service che, grazie all’integrazione tra Lyra, Helios e MODULA, gestisce l’intero processo di service in modalità digitale al 100%.

1. Apertura del ticket all’interno di Lyra
2. Scelta del tecnico in base a disponibilità e competenze in Lyra
3. Richiesta dei pezzi di ricambio con software Helios e MODULA
4. Prelievo automatico dei ricambi con Helios e MODULA
5. Pianificazione degli interventi su un calendario condiviso in Lyra
6. RIT digitale via Lyra Mobile
7. Consuntivazione di un intervento in real time in Lyra
8. Aggiornamento automatico delle giacenze a magazzino con Helios e MODULA

Entrando nel dettaglio, tutte le informazioni fondamentali erano sparse tra calendari digitali consumer, RIT cartaceo e fogli di calcolo: la piattaforma Lyra ha consentito di aggregare e unificare i dati prima non omogenei e provenienti da diverse fonti: oggi sono inseriti in modo ordinato in un unico strumento condiviso, vi è un controllo sui dati inseriti dai tecnici e vincoli di compilazione affinché le informazioni siano ‘standardizzate’ e più chiare. Inoltre, con Lyra i tecnici possono registrare anche l’apertura di un ticket telefonico o via email, che prima veniva digitalizzato “nell’ennesimo foglio di lavoro”, con evidente dispersione e poca usabilità dei dati con oggettive difficoltà nella compilazione e fruizione del dato da parte di più persone contemporaneamente. Oltre alla digitalizzazione del RIT, DG Service ha introdotto anche la possibilità di inviare al cliente una check list digitale relativa a tutte le attività svolte dal tecnico durante l'intervento: questo passaggio a conclusione di un’azione presso il cliente è stato particolarmente apprezzato.

Infine, il software Lyra consente a DG Service anche di ‘categorizzare’ il personale tecnico secondo le attività da svolgere (non più in base agli interventi per tipologia di macchina) e, quindi, è più semplice decidere ‘chi fa cosa’, strutturando meglio l’organizzazione e la gestione del calendario stesso.

E ancora, l’integrazione tra il software Lyra, il software Helios e MODULA (il magazzino automatizzato) consente al tecnico in trasferta di avere una visione completa e in tempo reale dei ricambi che ha a sua disposizione sul furgone al momento della compilazione del RIT; il sistema elabora in tempo reale e automatico, scaricando i ricambi utilizzati e provvedendo a fare il riordino in magazzino.

Grazie all'introduzione di Lyra, DG Service, inoltre, ha avviato una gestione centralizzata dei contratti di manutenzione che oggi risulta sensibilmente migliorata. Questo ulteriore tassello nel processo di digitalizzazione dell’azienda consente un monitoraggio delle scadenze, dei servizi offerti al cliente e delle statistiche degli interventi.

Ecco un ecosistema 4.0 che conferisce a DG Service il titolo di smart factory: un’azienda oggi completamente digitale che offre servizi e materiali in modo più efficiente ed efficace e, inoltre, che è in grado di monitorare le proprie attività per storicizzarle, analizzarle e usare queste preziose informazioni per prendere decisioni di business puntuali e migliori per affinare via via la propria offerta.