Connetti tutti i reparti: da silos informativi a un’unica piattaforma digitale con Helios

Le PMI manifatturiere moderne si trovano a operare in un contesto sempre più complesso: cresce la domanda di personalizzazione, aumentano le aspettative dei clienti e si intensificano le pressioni sui tempi di consegna. Tuttavia, molte aziende, ancora oggi, si affidano a strumenti tecnologici obsoleti — come Excel, email o software gestionali non integrati — che frammentano i processi e rallentano l’operatività.Il risultato? Dati dispersi, informazioni non allineate e decisioni basate su stime anziché su dati reali. Queste inefficienze si traducono in ritardi, errori di pianificazione e difficoltà nel garantire la puntualità e la qualità richieste dal mercato.

La soluzione non è semplicemente digitalizzare un singolo processo, ma trasformare l’intero ecosistema aziendale. È qui che entra in gioco Helios ERP & MES di Softeam: una piattaforma completa, modulare e pensata per le PMI che vogliono gestire in modo integrato tutti i processi aziendali, dalla vendita alla produzione, dal magazzino alla contabilità.

Un’unica fonte di verità per tutta l’azienda

Helios non è un gestionale tradizionale: è un sistema ERP + MES che unisce in un unico ambiente digitale tutte le funzionalità necessarie per gestire un’azienda manifatturiera in modo agile, efficiente e trasparente. Grazie a un database centralizzato, ogni reparto — vendite, acquisti, produzione, magazzino, amministrazione, qualità — lavora con gli stessi dati, sempre aggiornati in tempo reale.

Questo approccio elimina i silos informativi e crea una “cabina di regia” unica, dove ogni decisione è supportata da informazioni affidabili e coerenti. Non ci sono più versioni diverse di un ordine, distinte base non aggiornate o giacenze di magazzino non verificate: ogni informazione è tracciata, condivisa e disponibile a tutti i livelli.

Area “Anagrafiche”: la base di ogni processo

Quante volte hai scoperto che lo stesso cliente era registrato due volte nel sistema con indirizzi diversi?
Oppure che un fornitore era stato pagato con dati IVA errati perché l’anagrafica non era aggiornata? E ancora: quante volte un ordine è stato ritardato perché la distinta base faceva riferimento a un articolo obsoleto, non più in produzione?

Sono errori comuni, ma con conseguenze pesanti: fatture respinte, spedizioni bloccate, commesse a rischio, tempo perso in correzioni manuali. Secondo una ricerca, oltre il 90% delle aziende ha anagrafiche inesatte, spesso a causa di aggiornamenti non sincronizzati, dati duplicati o silos informativi tra reparti.

Helios offre una gestione centralizzata di clienti, fornitori, articoli, listini e condizioni commerciali, condivisa trasversalmente in tutti i moduli. Questo garantisce coerenza nei dati e velocizza ogni operazione, dalla quotazione alla fatturazione, senza rischi di errori o duplicati.

Inoltre, la configurazione aziendale — con sedi operative, ruoli, gerarchie e tabelle di sistema — permette di adattare il sistema alla struttura reale dell’azienda, con controlli di accesso precisi e personalizzabili. Così, ogni modifica è tracciata, ogni dato è aggiornato in tempo reale e ogni reparto lavora con la stessa informazione

Area “Vendite”: dal preventivo alla fatturazione

Quante volte un ordine è saltato perché il preventivo era stato perso tra le mail?
O perché il cliente ha scoperto che il prezzo promesso non corrispondeva a quello registrato in sistema? E quante volte una spedizione è stata bloccata per un errore nel documento di trasporto, con il corriere in attesa e il cliente insoddisfatto?

Sono scenari comuni nelle PMI che gestiscono il ciclo delle vendite con strumenti non integrati. Secondo una ricerca, il 68% dei ritardi nelle consegne è legato a errori nei processi commerciali: dati non allineati, documenti mancanti, approvazioni manuali e mancanza di tracciabilità tra preventivo, ordine e fatturazione.

Helios gestisce l’intero ciclo attivo in modo integrato: da richieste e preventivi, a ordini clienti, DDT, fatturazione elettronica e gestione contratti. La gestione avanzata dei listini e delle condizioni commerciali permette di offrire prezzi personalizzati per cliente, agente o categoria, con tracciabilità completa.

Grazie ai moduli di picking, prebolle e packing list, anche la logistica di spedizione diventa più precisa e rapida. E con la fatturazione provvisoria, è possibile validare internamente i documenti prima dell’emissione finale, evitando errori e ritardi. Così, ogni fase del processo è collegata, tracciata e sicura: dal primo contatto con il cliente fino all’emissione della fattura, tutto scorre in modo fluido e senza sorprese.

Area “Acquisti”: controllo totale sulle forniture

Quante volte un ordine di acquisto è stato perso perché approvato via email e mai registrato in sistema?
O un fornitore è stato pagato in ritardo perché la fattura non era collegata all’ordine? E quante volte la produzione si è fermata perché un materiale non era arrivato in tempo, nonostante l’ordine fosse stato emesso?

Sono scenari comuni nelle PMI che gestiscono il ciclo passivo in modo manuale o con strumenti non integrati. Secondo una ricerca, il 42% dei ritardi nei processi produttivi è legato a inefficienze nella gestione degli approvvigionamenti, come ordini non tracciati, mancanza di visibilità sugli arrivi o errori nei dati di fatturazione.

Helios semplifica e rende trasparente l’intero ciclo passivo, dalla richiesta d’acquisto all’arrivo merce. Con la gestione delle richieste di acquisto, il sistema permette di tracciare ogni richiesta interna, con flussi autorizzativi configurabili per livello gerarchico, garantendo controllo e tracciabilità.

Il monitoraggio degli approvvigionamenti, l’analisi delle tempistiche e la valutazione dei fornitori basata su performance e non conformità aiutano a ottimizzare i costi e garantire la continuità produttiva. Così, ogni ordine è visibile, ogni arrivo monitorato e ogni fornitore valutato in modo oggettivo.

Area “Magazzino”: tracciabilità e precisione

Quante volte un ordine è stato bloccato perché mancava un componente fondamentale, nonostante il sistema indicasse “giacenza disponibile”?
O un prodotto è stato fermato in spedizione perché non era più tracciabile a livello di lotto? E quante volte la produzione si è fermata per un errore nello scarico della distinta base?

Sono scenari frequenti nelle PMI che gestiscono il magazzino con strumenti manuali o non integrati. Secondo una ricerca, il 46% delle piccole e medie imprese non gestisce il magazzino con sistemi digitali, affidandosi ancora a Excel o registri cartacei — una pratica che genera errori, stock-out e costi nascosti. Inoltre, il 21,3% delle perdite di inventario nel settore manifatturiero è attribuibile a errori amministrativi e mancanza di tracciabilità.

Movimentazioni, giacenze, inventari, trasferimenti e contabilità di magazzino sono gestiti in modo automatico e integrato con Helios. L’anagrafe articoli supporta la gestione a lotto e matricola, fondamentale per settori con requisiti di tracciabilità stringenti.

Il sistema monitora i livelli di scorta minima e attiva automaticamente i riordini, evitando stock-out. E con lo scarico automatico della distinta base, il magazzino è sempre allineato con la produzione. Così, ogni movimentazione è tracciata, ogni giacenza è aggiornata in tempo reale e ogni errore è prevenuto: il magazzino diventa un asset strategico, non un collo di bottiglia.

Area “Produzione”: pianificazione e controllo in tempo reale

Quante volte la produzione si è fermata perché mancavano materiali che il sistema indicava come disponibili?
O un ordine è stato consegnato in ritardo perché non si sapeva in tempo reale a che punto era l’avanzamento in officina? E quante volte un cliente ha chiesto il costo effettivo di una commessa e non si sapeva rispondere con dati precisi?

Sono situazioni comuni nelle PMI che gestiscono la produzione con strumenti non integrati tra ufficio e reparto. Secondo una ricerca, il 38% dei ritardi produttivi è causato da una pianificazione inefficace o da una mancanza di visibilità sui tempi e sui materiali, con costi nascosti che incidono pesantemente sulla marginalità.

Helios è al centro del processo produttivo. Gestisce distinte base, risorse, commesse e pianificazione, con integrazione diretta tra ufficio e reparto. Il modulo MRP (Pianificazione dei Fabbisogni Material) analizza il fabbisogno di materiali in base a ordini, scorte e politiche aziendali, ottimizzando acquisti e produzione.

La rilevazione dati di produzione (MES) avviene direttamente in officina con stazioni touch o terminali mobili, per tracciare tempi, quantità, scarti e fermi macchina. Questo permette una consuntivazione puntuale e il confronto tra preventivo e consuntivo per analisi di marginalità. Così, ogni fase è monitorata in tempo reale, ogni risorsa è ottimizzata e ogni decisione è supportata da dati veri.

Area “Amministrazione”: contabilità semplice e integrata

Quante volte un’operazione contabile è stata registrata due volte perché non era visibile in tempo reale?
O un cliente è stato pagato in ritardo perché la scadenza non era allineata tra magazzino e prima nota? E quante volte un’azienda ha dovuto correggere manualmente il piano dei conti per colmare lacune tra produzione e finanza?

Sono errori comuni nelle PMI che gestiscono la contabilità con sistemi non integrati. Secondo una ricerca, il 34% delle incongruenze fiscali nelle piccole e medie imprese nasce da dati non allineati tra produzione, vendite e contabilità, con rischi di sanzioni, ritardi nei pagamenti e perdita di tempo in attività di riconciliazione manuale.

Dalla prima nota agli adempimenti fiscali, Helios semplifica la gestione contabile. Con il piano dei conti, le tabelle contabili e l’automazione delle registrazioni, ogni operazione è rapida e coerente.

Il sistema gestisce scadenziari, estratti conto, ammortamenti, cespiti e provvigioni agenti, con strumenti per il controllo degli insolventi e la gestione dei solleciti. Così, ogni dato è aggiornato in tempo reale, ogni registrazione è tracciata e ogni adempimento è tempestivo: la contabilità diventa un vantaggio competitivo, non un onere.

“Qualità”: digitalizzazione del controllo

Quante volte una non conformità è stata scoperta troppo tardi, dopo che il prodotto era già stato spedito?
O un cliente ha aperto un reclamo perché un lotto non era tracciabile fino alla materia prima? E quante volte un audit di certificazione ha richiesto giorni di lavoro per recuperare documenti cartacei sparsi tra ufficio e reparto?

Sono situazioni critiche che mettono a rischio la reputazione, la compliance e la competitività delle PMI. Secondo una ricerca, il 28% delle aziende manifatturiere subisce fermi produttivi o richiami a causa di carenze nella gestione della qualità, spesso legate a processi manuali, mancanza di tracciabilità e ritardi nella gestione delle non conformità.

Helios digitalizza l’intero processo qualità: dai piani di controllo alla gestione delle non conformità, dai reclami clienti alla valutazione fornitori. Ogni esito negativo genera una non conformità tracciata, con azioni correttive registrate e storicizzate per audit e certificazioni.

L’integrazione con Helios MES permette di eseguire i controlli direttamente in reparto, eliminando fogli cartacei e garantendo tempestività nella raccolta dei dati. Così, ogni controllo è digitale, ogni non conformità è gestita in tempo reale e ogni certificazione diventa un vantaggio competitivo.

Un partner tecnologico per la crescita

Helios non è solo software: è un vero e proprio “partner tecnologico” che accompagna l’azienda nella sua trasformazione digitale. La sua architettura modulare permette di partire da un’area critica e crescere con l’azienda, integrando nuove funzionalità senza interrompere l’operatività.

Sviluppato in collaborazione con PMI manifatturiere, Helios risponde alle esigenze reali di chi lavora ogni giorno in fabbrica e in ufficio. È flessibile, scalabile e pensato per accompagnare la crescita, non per ostacolarla.

Scegliere Helios significa fare un salto di qualità nella gestione aziendale. Non si tratta solo di sostituire un vecchio gestionale, ma di abbracciare una nuova filosofia: quella di un’azienda digitale, connessa e reattiva, dove ogni processo parla con gli altri e ogni decisione si basa su dati veri.

Pronto a portare la tua azienda manifatturiera al livello successivo?

Parliamone insieme. Ti mostriamo in pochi minuti come Helios può aiutarti a superare le inefficienze, eliminare i silos informativi e gestire in modo integrato tutti i processi aziendali.

Richiedi una demo personalizzata e scopri come Helios può fare la differenza nella tua realtà.