Mail monitoring automation: post-vendita e soddisfazione clienti non avranno più segreti

Automatizzare la gestione delle email può aiutare la tua azienda a velocizzare i processi di assistenza

Controllare la posta elettronica di un indirizzo email può davvero portare via molto tempo a chi si occupa di assistenza clienti e post-vendita di un’azienda produttrice. Ma con il giusto software, questo attività apparentemente ripetitiva e divoratrice di tempo può davvero diventare un asso nella manica per velocizzare tutti i processi di raccolta informazione, apertura ticket e richieste di assistenza. Le parole d’ordine sono: mail monitoring automation.

Spoiler: in casa Softeam c’è un prodotto che può fare al caso vostro, si chiama Lyra CRM, Offer & Service Management e il modulo perfetto porta proprio il nome della soluzione ai problemi delle aziende produttrici che ricevono oggi tantissime mail: “Mail Monitoring”.

Questo modulo è stato progettato per automatizzare la funzionalità di importazione delle email su uno o più indirizzi. Grazie a questa mail monitoring automation, è possibile monitorare automaticamente la casella di posta dedicata alla ricezione di richieste di assistenza o supporto. Queste email verranno caricate periodicamente su Lyra e trasformate in attività o ticket di assistenza. Lyra si conferma come unico punto di accesso per tutto il team post-vendita: grazie a questa innovazione, non sarà più necessario monitorare manualmente la casella di posta ma saranno le mail a trasformarsi direttamente nella forma di ticket di assistenza, cambiando così per sempre il volto della manutenzione delle macchine produttrici. 

Le caratteristiche del modulo di “Mail Monitoring Automation”:

• Gestione mittenti non presenti: se il mittente email non è presente in archivio, la mail verrà comunque importata dal sistema e segnalata come “da completare”, garantendo che nessuna comunicazione vada perduta.
• Personalizzazione del processo: dopo ogni importazione di mail, l'operatore può personalizzare ogni fase della ricezione e della archiviazione. Ad esempio, a seconda del contenuto della comunicazione, il responsabile di riferimento può creare automaticamente l'apertura di un ticket, pianificare una trasferta, o richiedere un pezzo di ricambio, accelerando notevolmente i tempi di risposta. Lo schema: se succede X, si avvia la procedura per Y si applica ad una comunicazione che arriva dall’esterno, velocizzando moltissimo il rapporto tra after sales e cliente. 
• Risposte automatiche: Il team service può impostare un sistema di risposta automatico, così come, certo, lo abbiamo conosciuto tutti per impostare il classico out of office durante le ferie. Per esempio, alla creazione di un ticket, il sistema può avvisare il cliente della presa in carico, migliorando ulteriormente la soddisfazione del cliente.

Mail Monitoring  di Lyra: l’assistenza clienti diventa immediata e semplice

Il service di un'azienda manifatturiera è solitamente formato da persone, competenti, capaci di conoscere da lontano un problema e di risolverlo velocemente. Difficilmente le macchine potranno sostituire presto questo aspetto di after sales. Ma grazie ai software sarà possibile migliorare tutti quegli aspetti automatizzabili del service per risparmiare tempo e per lasciare alle persone la possibilità di concentrarsi sulla presa in carico del problema da risolvere. Sembra incredibile ma tutto può partire da un monitoraggio automatico delle mail e, in questo, può tornare molto utile Lyra con il suo modulo “Mail monitoring”, capace di alleggerire gli aspetti replicabili dell’assistenza clienti: le persone che seguono l'assistenza al cliente possono evitare di monitorare continuamente la posta elettronica, catalogare il mittente, la richiesta e la relativa urgenza. Poiché l'email è ancora il sistema di comunicazione più utilizzato, il team service può sfruttare questa automazione trovando in Lyra tutte le richieste già ben catalogate, semplificando e velocizzando così il proprio lavoro e quello di tutti i team ad esso correlati.

La novità di questo modulo si inserisce perfettamente nella filosofia di Softeam, che mette il cliente al centro dello sviluppo dei prodotti. La mail monitoring automation si allinea con le diverse possibilità di comunicazione rapida ed efficace offerte da Lyra CRM & Service Management. Un esempio è l'opportunità di attivare un Customer Portal: un vero e proprio portale dedicato al cliente per comunicare velocemente e assisterlo nel modo più rapido ed efficiente.