Quando un’azienda sceglie di investire su strumenti e piattaforme che facilitano il lavoro dei dipartimenti aziendali (sales, post vendita, amministrazione…) è bene affiancare al percorso di innovazione tecnologica anche un percorso di change management e di formazione. Questo aspetto è determinante per la buona riuscita del progetto e per un ritorno dell’investimento ottimale.
Davide Saldarini, Product Specialist di Lyra conosce molto bene queste tematiche, per questo abbiamo chiesto a lui di “svelarci” tutti i segreti per un perfetto percorso di introduzione di Lyra CRM, Offer & Service management in azienda
Per gestire al meglio l’introduzione dello strumento è fondamentale che per gli utenti siano evidenti i vantaggi di un sistema strutturato e agile come Lyra: ponendo l’accento sui molteplici benefici di cui si potrà godere nel momento in cui lo strumento diventerà operativo a tutti gli effetti, è possibile accettare molto più facilmente l’investimento - in termini di tempo ed energie spese - per la predisposizione di un nuovo ambiente e una nuova modalità operativa.
Solitamente Lyra subentra in sostituzione di metodi di lavoro meno informatizzati o comunque meno performanti: consente di creare una knowledge base informatizzata e accessibile da tutti i dipartimenti, abbatte i silos informativi e aiuta l’azienda a digitalizzare i propri processi, rendendo fluidi i passaggi operativi legati alla vendita o alla gestione di una richiesta di assistenza. Consente, inoltre, di monitorare il carico di lavoro nel corso del tempo e di usufruire di tutte le informazioni registrate attraverso ricerche strutturate e personalizzabili, riducendo di molto il tempo impiegato per completare qualsiasi task e azzerando di fatto la possibilità di perdere informazioni.
Il primo passo per introdurre Lyra in azienda è la ricerca e l’analisi dei fabbisogni reali dei singoli dipartimenti, evidenziare le criticità delle “vecchie” modalità di gestione delle informazioni, nonché la condivisione dei processi operativi e degli obiettivi di medio e lungo corso che l’azienda si propone. Il grande vantaggio di uno strumento come Lyra CRM è che si adatta perfettamente al contesto e non impone uno stravolgimento radicale dell’operatività.
Softeam prevede training formativi perfettamente calibrati rispetto al livello di esperienza degli utenti; i percorsi formativi possono essere svolti sia in presenza che da remoto, ed in genere vengono strutturati con il coinvolgimento iniziale di tutte le figure utili grazie alle quali è possibile sviscerare da subito dubbi e perplessità, allo stesso tempo vengono raccolti i bisogni e i suggerimenti. Questa prima fase è essenziale per far sentire tutte le risorse parte del cambiamento e realmente coinvolte nel progetto.
In seguito i training vengono programmati e costruiti per gruppi di utenti accomunati dalle medesime necessità operative o personalizzati per i singoli utenti. Questa fase di apprendimento consente alle persone di padroneggiare lo strumento, partendo dall’A B C fino alla possibilità di costruire reportistica avanzata individualmente.
Il nostro consiglio è quello di prevedere un programma formativo a step che consente agli utenti di sentirsi coinvolti: se l’utente comprende appieno le potenzialità dello strumento, sarà poi naturale la sua adozione e lui stesso fornirà ottimi suggerimenti per personalizzare Lyra in una modalità realmente soddisfacente per portare valore ai processi aziendali e all’operatività quotidiana.
Nella fase di training e introduzione di Lyra in azienda è fondamentale individuare anche una o più persone di riferimento che assumano il ruolo di Key Users, coinvolti in “prima linea” sul progetto, si occupano di analizzare e si prendono carico delle richieste interne per svilupparle all’interno di Lyra in autonomia o con il costante supporto di uno specialista Softeam.
La figura dello Specialista di prodotto è imprescindibile per la buona riuscita del progetto: il team ha competenze multidisciplinari e offre un supporto sia tecnico che consulenziale per la migliore riuscita del progetto. Il team ha all’attivo oltre 150 progetti implementati con successo e la condivisione delle esperienze maturate con tante realtà consente di trasferire il meglio dello strumento e condividere nuove modalità di lavoro soprattutto per quanto riguarda i dipartimenti sales, marketing e post vendita, con un approccio consulenziale e pragmatico allo stesso tempo.
Softeam ha ottenuto la certificazione UNI EN ISO 9001:2015 per le attività di Progettazione ed erogazione di attività formative (IAF: 37), questo garantisce all’azienda cliente di ricevere una formazione di primo livello utile per la partecipazione a bandi e finanziamenti a livello regionale e nazionale, nonché per accedere alle agevolazioni erogate dai fondi interprofessionali.